Datenschutzerklärung für Kunden, Lieferanten und Bewerber

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Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung ist uns ein wichtiges Anliegen. Diese Erklärung beschreibt, wie SAIL EDV Systemlösungen für Architektur und Ingenieurwesen GesmbH, Wien („wir“) Ihre personenbezogene Daten verarbeitet. Die Erklärung richtet sich zum einen an unsere bestehenden und ehemaligen Kunden, Interessenten und potentielle zukünftige Kunden, sowie ihre jeweiligen Gesellschafter, Organe und sonstigen Mitarbeiter. Zum anderen geben wir hier auch unseren Lieferanten, Distributoren, Softwarehersteller und Bewerbern Auskunft, wie wir ihre Daten bei uns führen.

 

1. Zwecke der Datenverarbeitung

1a. Kunden, Interessenten und ihre Gesellschafter, Organe und sonstigen Mitarbeiter

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeiten:

• zur Begründung, Verwaltung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung

• zur Durchführung des von Ihnen explizit angeordneten Auftrags über Kauf, Abschluss und Verlängerung von Wartungsaufträgen oder Miete von Lizenzen für Standardsoftware von professionellen Drittanbietern als Value Added Reseller (VAR) des jeweiligen Herstellers
• zur Durchführung von Wartungs- und Supportdienstleistungen im Zusammenhang mit den von Ihnen erworbenen oder gemietete Lizenzen
• zur Durchführung von Schulungs- und Beratungsdienstleistungen im Zusammenhang mit den von Ihnen erworbenen oder gemietete Lizenzen oder zum Zwecke des Aufbaus einer neuen Kundenbeziehung
• zur Stärkung der bestehenden Kundenbeziehung bzw. zum Aufbau einer neuen Kundenbeziehung oder dem Herantreten an Interessenten, einschließlich der Information über aktuelle Rechtsentwicklungen und unser Dienstleistungsangebot (Marketing);

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten bei Ihnen selbst erheben, ist die Bereitstellung Ihrer Daten grundsätzlich freiwillig. Allerdings können wir unseren Auftrag nicht oder nicht vollständig erfüllen, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen.

Soweit wir von Ihnen im Zuge des Supports bzw. Fernwartung Zugang zu projektspezifischen Daten erhalten und gegebenenfalls auf unseren Rechnern temporär speichern - egal ob es sich dabei um personenbezogene Daten oder andere vertrauliche Informationen und Betriebsgeheimnisse handelt –
so sind wir ungeachtet der Bestimmungen der DSGVO darüber hinaus grundsätzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet; daher werden wir diese eventuell ersichtlichen und/oder gespeicherten Inhalte niemals an Dritte weiterleiten und diese (Projekt-)Daten nach Abwicklung der Supportanfrage wieder löschen.

1b. Lieferanten, Distributoren, Softwarehersteller

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Begründung, Verwaltung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung verarbeiten. Dies inkludiert die Archivierung Ihrer Rechnungsbelege in unserer Buchhaltungssoftware und die Speicherung aller für die Verbuchung und den Zahlungsverkehr notwendigen Daten.
Ihre Daten verwenden wir nur zur Abwicklung des Vertrages, zur Beantwortung Ihrer Anfragen oder der Reklamation oder Supportfälle von Kunden, zu Buchhaltungs- und Verrechnungszwecken und für die technische Administration.

1c. Bewerber

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Prüfung Ihrer Bewerbung bei uns verarbeiten. Ein Profiling (automationsunterstützte Auswertung von Bewerbungsunterlagen) findet bei uns nicht statt.

 

2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

2a. Kunden, Interessenten und ihre Gesellschafter, Organe und sonstigen Mitarbeiter

Wenn Sie unser Kunde sind, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, weil dies erforderlich ist, um den mit Ihnen geschlossenen Vertrag zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wenn Sie ein Interessent bzw. potentiell zukünftiger Kunde sind, werden wir Ihre Kontaktdaten zum Zweck der Direktwerbung über den Weg der Zusendung elektronischer Post oder der telefonische Kontaktaufnahme nur mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) verarbeiten.

Im Übrigen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage unseres überwiegenden berechtigten Interesses, die unter Punkt 1a. genannten Zwecke zu erreichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

 

2b. Lieferanten, Distributoren, Softwarehersteller

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. b der DSGVO (Vertragsanbahnung– und –erfüllung). Um den Vertrag als Ihr Kunde zu Ihrer vollständigen Zufriedenheit abwickeln zu können, müssen Ihre Daten von uns verarbeitet werden.

2c. Bewerber

Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO  (Einwilligung) zu.

 

3. Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten

3a. Kunden, Interessenten und ihre Gesellschafter, Organe und sonstigen Mitarbeiter

Soweit dies zu den unter Punkt 1 genannten Zwecken zwingend erforderlich ist, werden wir Ihre personenbezogenen Daten an folgende Empfänger übermitteln:

• Die Hersteller der Software sowie die von ihnen zertifizierten Distributoren als eigenständige Verantwortliche gemäß Art. 24 DSGVO,

• Kunden, soweit es sich um Daten der Gesellschafter, Organe und sonstigen Mitarbeiter des jeweiligen Kunden handelt,

• vom Kunden bestimmte sonstige Empfänger (z.B. Konzerngesellschaften des Kunden),

Manche der oben genannten Empfänger können sich außerhalb der Europäischen Union befinden oder Ihre personenbezogenen Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeiten. Das Datenschutzniveau in anderen Ländern entspricht unter Umständen nicht jenem der Europäischen Union. Wir setzen daher Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass alle Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau bieten. Dazu schließen wir beispielsweise Standardvertragsklauseln (2010/87/EC und/oder 2004/915/EC) ab. Diese sind auf Anfrage verfügbar (siehe Punkt 6).

3b. Lieferanten, Distributoren, Softwarehersteller

Soweit dies zu den unter Punkt 1b genannten Zwecken erforderlich ist, werden wir Ihre personenbezogenen Daten an folgende Empfänger übermitteln:

• im Einzelfall an Endkunden bei der Abwicklung von Supportfällen, soweit diese Daten nicht bereits im Wege der Vertragsabwicklung direkt dem Endkunden genannt wurden

• an für die von uns mit der Abwicklung des Zahlungsverkehrs beauftragten Banken

• sowie im Anlassfall an Verwaltungsbehörden, Gerichte und Körperschaften des öffentlichen Rechtes

3c. Bewerber

Die Übermittlung Ihrer Daten an Dritte ist nicht vorgesehen.

3d. Allgemein

Wir übermitteln die Daten der Finanzbuchhaltung zum Zweck der Erstellung der Jahresabschlüsse an unseren Steuerberater als eigenständigen Verantwortlichen.
Darüber hinaus bedienen wir uns externer Auftragsverarbeiter (AV) für die Unterstützung der kaufmännischen Administration, Controlling und Unternehmensberatung, die sämtliche personenbezogenen Daten bei der Durchführung des Auftrags nicht explizit verarbeiten, aber zumindest den Zugang und die Möglichkeit zur Kenntnisname der Daten haben. Diese Dienstleistungen erfolgen daher gemäß den Bestimmungen der Art. 28 und 29 DSGVO

 

4. Speicherdauer

4a. Kunden, Interessenten und ihre Gesellschafter, Organe und sonstigen Mitarbeiter

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung im Rahmen derer wir Ihre Daten erhoben haben und darüber hinaus  bis zum Ablauf der anwendbaren gesetzlichen Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen, in Einzelfällen bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden.

Soweit Sie ein Kunde, ehemaliger Kunden oder eine Kontaktperson bei einer der Vorgenannten sind, speichern wir darüber hinaus zum Zwecke des Supports für Softwareprodukte und deren Vertragsdaten im beiderseitigen Interesse Ihre personenbezogenen Daten bis zu Ihrem Widerspruch oder dem Widerruf Ihrer Einwilligung, längstens jedoch 15 Jahren bis nach Ablauf des zuletzt abgelaufenen Einzelvertrages.

Soweit Sie ein Kunde, ehemaliger Kunden, Interessent bzw. potentiell zukünftiger Kunde oder eine Kontaktperson bei einer der Vorgenannten sind, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke des Marketings bis zu Ihrem Widerspruch oder dem Widerruf Ihrer Einwilligung, soweit die Marketingmaßnahme auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt.

4b. Lieferanten, Distributoren, Softwarehersteller

Die Löschung Ihrer Daten erfolgt, wenn Ihre Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zweckes nicht mehr erforderlich sind, oder wenn die Speicherung aus gesetzlichen Gründen unzulässig wird. Daten für Abrechnungszwecke und buchhalterische Zwecke werden von einem Löschungsverlangen nicht berührt.

 

4c. Bewerber

Da für diverse Ansprüche von Bewerbern gemäß § 12 und § 15 GlBG (Gleichbehandlungsgesetz) bis zu 3-jährige Verjährungsfristen gelten, behalten wir uns vor Bewerbungsunterlagen bis maximal 3 Jahre bei uns zu speichern. Eine darüber hinausgehende Speicherung ist bei uns nicht vorgesehen und würde in Ausnahmefällen auch nur mit Ihrer Zustimmung  erfolgen.

 

 5. Ihre Rechte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten

Sie sind unter anderem berechtigt (i) zu überprüfen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten und Kopien dieser Daten zu erhalten, (ii) die Berichtigung, Ergänzung, oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit diese falsch sind oder nicht rechtskonform verarbeitet werden, (iii) von uns zu verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, (iv) unter bestimmten Umständen  der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen oder die für die Verarbeitung zuvor gegebene Einwilligung zu widerrufen, wobei ein Widerruf die Rechtsmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt, (v) Datenübertragbarkeit zu verlangen, soweit Sie unser Kunde sind (vi) die Identität von Dritten, an welche Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden, zu kennen und (vii) bei der Datenschutzbehörde Beschwerde zu erheben.

 

6. Unsere Kontaktdaten

Sollten Sie zu dieser Erklärung Fragen haben oder Anträge stellen wollen, wenden Sie sich bitte an uns:

 

SAIL EDV Systemlösungen für Architektur und Ingenieuerwesen GesmbH
FN: FN106003m HG Wien
Schindlergasse 31
1180 Wien
E-Mail:office@sail-edv.at
Telefon +43/1 470 7413

  

 Zusätzliche Informationen

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